Simplement Mieux

Voici une courte présentation de la méthode extrait du livre Zen To Done de Léo Babauta et traduit de l’anglais par mes soins, donc soyez indulgents .

La méthode ZTD est un ensemble de 10 habitudes qui vont vous aider à devenir organisé, vous simplifier la vie, vous permettre de garder les choses sous contrôle, et avant tout réaliser ces choses.

Il n’est pas obligatoire d’adopter l’ensemble des 10 habitudes qui la constitue. Vous pouvez très bien ne prendre que celles qui fonctionnent pour vous et vous concentrer dessus afin de les maîtriser.

Ces habitudes doivent être apprises et pratiquées une par une si possible, ou au maximum 2-3 en même temps. Concentrez vous sur votre changement d’habitude pendant 30 jours puis une fois acquise, passez à la prochaine.

Cela peut être difficile, mais sur le long terme, ces habitudes seront beaucoup mieux intégrées à votre vie si vous en apprenez 1 voir 2 à la fois.

La liste des habitudes présentées à la suite n’est qu’une suggestion. Vous pouvez adopter celles que vous préférez dans l’ordre qui vous convient le mieux. Les habitudes 1 à 8 sont les plus importantes, mais je vous suggère tout de même de vous intéresser aux habitudes 9 à 10.

A noter qu’il existe une méthode simplifiée qui ne prends en compte que les habitudes 1 à 4.

Voici le détail de chacune de ces habitudes:

1. La collecte

Gardez toujours à portée de main un carnet de note, ou n’importe quel moyen de prendre des notes qui vous convienne, afin de coucher vos idées sur le papier. Cela permet de se libérer l’esprit.

2. Le traitement

Prendre une décision rapide sur chaque note déposée dans la boîte de réception. Il ne faut surtout pas les redéposer dans la boîte de réception. Laisser vos notes s’empiler n’est rien d’autre que de la procrastination. Traiter vos boîtes de réception (email, corbeille, messages vocaux, carnet de note…) au moins une fois par jour, et encore plus fréquemment si besoins. Lorsque que vous traitez votre boîte, faites le de haut en bas en prenant une décision pour chaque élément déposé dans la boîte:

· Si la tâche prend moins de 2 minutes, faites la

· Sinon vous pouvez au choix:

· la supprimer

· la déléguer

· la classer

· la mettre dans votre to-do liste

· ou encore la planifier dans votre calendrier pour la faire plus tard.

3. La planification

Fixer vous des objectifs en choisissant:

· toutes les semaines: Choisissez les tâches les plus importantes à faire pour la semaine.

· tous les jours: Faites une liste de 1 à 3 tâches les plus importantes à faire aujourd’hui qui peuvent reprendre les tâches de la semaine, et faites en sorte de les accomplir.

Réalisez ces tâches en priorité en début de journée pour être sûr qu’elles soient faites.

4. L’action

Exécutez une tâche à la fois, loin de toutes distractions. C’est l’une des habitudes les plus importantes à avoir. Vous devez choisir une de vos tâches les plus importantes de la journée, et vous concentrer sur celle-ci en faisant abstraction de toutes les autres tâches. Tout d’abord, éliminez toute source de distraction. Faite place net sur votre bureau, coupez votre messagerie email, éteignez votre téléphone portable, votre ordinateur ou juste la connexion internet si cela ne rentre pas en contradiction avec l’exécution de la tâche. Ensuite, concentrer vous sur cette tâche le plus longtemps possible. Vous pouvez aussi vous fixer une durée limite avec une alarme. Ne vous laissez surtout pas distraire lors de cette phase de réalisation. Si vous êtes interrompu, notez sur un papier (ou autre support) le sujet de l’interruption pour plus tard, puis reprenez aussitôt votre travail. N’essayez surtout pas d’être multi-tâches.

5. Le système de confiance

Gardez vos listes le plus simple possible, et passez les en revue quotidiennement. Vous pouvez utiliser des listes liées à un contexte comme par exemple travail, téléphone, maison, dehors, en attente… si cela marche pour vous. Il est inutile de mettre en place un système complexe. N’essayez pas non plus tous les outils disponibles car le mieux est vraiment de rester simple et pratique, faute de quoi vous n’arriverez jamais à maintenir votre système. Gardez le focus sur vos tâches importantes et vos objectifs plutôt que de jouer avec vos outils.

6. L’Organisation

Une place pour chaque chose. Toutes les choses qui rentrent doivent aller dans votre boîte de réception. A partir de là elles iront dans vos listes contextuelles d’actions, ou dans un dossier au sein de votre système de classement, ou dans votre boîte de sortie pour les tâches à déléguer, ou dans la poubelle. Mettez les choses à leur place au lieu de les empiler pour plus tard. Cela contribuera à garder votre bureau dégagé et vous aidera à vous concentrer sur votre travail.

7. Revues

Faites une revue de votre système et de vos objectifs hebdomadairement. Durant votre revue hebdomadaire, vous devez faire le tour de tous vos objectifs annuels, afin de voir quels ont été les progrès réalisés la semaine précédente et quelles seront les actions nécessaires pour vous rapprocher de ces objectifs. Ainsi vous pourrez planifier ces actions pour la semaine prochaine en tant que tâches les plus importantes de la semaine.

Une fois par mois, réservez vous un peu plus de temps pour passer en revue vos objectifs plus en profondeur. Une fois par an, il est conseillé de faire un bilan sur vos objectifs de l’année et vos objectifs de vie.

Ces revues sont nécessaires pour garder votre système fonctionnel

8. Simplification

Réduisez à l’essentiel vos tâches et vos objectifs. Si vous essayez de gérer toutes les tâches qui vous tombent dessus, vous risquez très vite d’être complètement débordé. A la place, ZTD vous demande de passer en revue vos listes de tâches et de projets, afin de voir si vous pouvez les simplifier. Retirez de vos listes tout ce qui ne constitue pas une tâche ou un projet essentiel. Vérifiez que les tâches et projets restants s’inscrivent bien dans une progression vers vos objectifs annuels et vos objectifs de vie. Faites ce tri à chacune de vos revues, ainsi vous pourrez mieux vous concentrer sur les tâches et projets restants.

9. Routine

Fixez vous des routines et tenez les. Si les autres systèmes de productivité ne sont pas assez structurés pour vous, essayez de vous créer vos propres routines pour voir si cela fonctionne mieux. Une routine matinale (par exemple) pourrait se décomposer ainsi: regarder son calendrier, consulter vos listes contextuelles, choisir vos tâches les plus importantes pour la journée, faire de l’exercice, consulter vos boîtes de réception et réaliser votre première tâche la plus importante de la journée. Une routine hebdomadaire pourrait inclure un jour de course, un jour de lessive, un jour pour faire les comptes, un pour faire votre revue hebdomadaire, un pour votre famille etc. Cela ne tient qu’à vous de choisir vos propres routines pour qu’elles fonctionnent pour vous.

10. Trouvez votre passion

Cherchez un travail pour lequel vous êtes passionné. C’est peut être la dernière habitude, mais c’est aussi la plus importante pour vous. GTD est très bien fait pour gérer les tâches de votre vie quotidienne et pour éviter la procrastination. Mais si vous êtes passionné par ce que vous faites, vous ne risquez pas de tomber dans la procrastination, car vous adorerais votre job et voudrais toujours en faire plus.

J’espère que cette traduction vous aura plu, cela m’a pris un certain temps, mais je dois dire que c’est une expérience intéressante. Si vous voulez en savoir plus et que vous lisez l’anglais, vous pouvez acheter l’ebook Zen To Done.

PS: le lien vers le livre ZTD est un lien sponsorisé. C’est à dire que si vous achetez ce livre en passant par ce lien je toucherais un pourcentage sur cette vente. Ce n’est pas pour gagner de l’argent que j’ai fait cet article, mais bien parceque ce livre m’a vraiment plu et que je compte en appliquer ses préceptes. Je préfère être transparent sur ce point.